支援室からのお願い

事務手続きにまつわる、よくある問答集

出張・実習・フィールド調査（以下、出張と記します）の前に、指導教員の承認を得ると共に、所属部局で定められた手続をとってください。

• 新幹線切符の写真をPWS支援室にメールで提出ください。
• 新幹線領収書は出張終了後に速やかにPWS支援室に提出ください。
• 新幹線乗車区間を支援室に報告してください（メールでも可能）
• 航空機・フェリー等の半券を紛失しないでください。
  • 半券類は必ず持ち帰りの上、出張終了後は速やかにご提出ください。
  • 支援室としても事前に過去の半券SCAN をもとに必要書類を指示するなどしておりますが、それでも実習等での紛失が続いております。
• PWS経費の支援を受けて出張を行った場合は、出張後に派遣研究者報告書(日本語版と英語版)を必ずご提出ください。
  • 報告書は、メンター（PWSプログラム指導教員）の確認を受けたものを提出してください。
  • 提出時にはファイル名の末尾に名前を入れてください （ex: Research-Activity-Report-ja_jane_doe.docx ）。
  • 様式ダウンロード：派遣研究者報告書-日本語版(docx), 派遣研究者報告書-英語版(docx)

• 学生の立替払いが出来るのは航空券、ホテル代、コロナ検査代、フェリー代などです。それ以外は原則は立替払いはなしでお願いいたします。
• 立替払いするしか方法がない（現地で現金でお支払いするしかない）時はわかり次第、早急にPWS支援室に相談ください。
• 学生の立替払いは、支出の2週間前に立替払承認申請書を北部構内事務部経理担当者に提出する必要があります。この申請書は支援室が作成しますので、支出の前に必ず支援室に支出してよいかどうか確認の連絡をください。海外渡航中の支出であれば、出発前にご連絡ください。
• 立替払いのレシートは、必ず支出してから2週間以内に支援室に提出してください。
• 教職員であっても、10万円を超える立替払いに際しては、支出の2週間前に立替払承認申請書を北部構内事務部経理担当者に提出する必要があります。この申請書は支援室が作成しますので、支出の前に必ず支援室に支出してよいかどうか確認の連絡をください。
• 立替払いで購入した商品の写真を品番・個数がわかるようにメール添付で送ってください。
• 送料等の立替払いの際は、レシートだけではなく、送付物に貼り付ける宛先票のお客様控えの本紙が必要です。
• 可能な限り立替払いは避けていただき、公費払いが可能な業者を通じてのご購入をご検討ください。

• 可能な限り検収所を通って納品されるようご留意ください。
• 検収所の検収印がない場合は、見積書・納品書・請求書本紙のほかに、以下をメール添付で支援室にお送りください。
  • 商品の品番・個数がわかる写真
  • 郵送で納品された場合は、箱に貼られている送付票（宛先票）本紙

• 国際学会大会については、発表することを前提に大会参加費、旅費、日当を国内外の開催を問わず支援する方向で検討します。
• 国内学会については、発表することを前提に旅費と日当を支援します。
• 国際学会、国内学会を問わず、事前にメンターに相談し、基本はメンターからPWS支援室に連絡を頂きたい。
• 学会の年会費は個人で払う。